“LA INFORMACION Y LA COMUNICACIÓN”

ANALISIS DEL DOCUMENTO: “COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL, TEORIA Y PRACTICA”.CAPITULO 10, STEPHEN P. ROBBINS.

Presenta: Arq. Rosamalia Ordóñez Ferrera.

El autor define La Comunicación como un proceso que debe de incluir tanto la transferencia como la comprensión del significado, por lo tanto se convierte un proceso muy complejo que impactará positiva o negativamente en el Comportamiento Organizacional, es por ello que es de mucha importancia desarrollar un proceso de comunicación claro y expedito que permita obtener y generar la información necesaria en el momento oportuno.

Hemos ampliamente discutido a lo largo de este Diplomado, el grave problema que enfrenta nuestra Universidad en el ámbito de la información y la comunicación, el cual se reproduce a todos los niveles; podríamos decir que la cultura que impera es la de la desinformación, por lo cual: mucho se especula, no se toman las decisiones adecuadas en el momento oportuno invirtiéndose muchas veces un tiempo valioso en acciones que a la larga pierden su efectividad o validez por no haber contado con la suficiente información en el momento o no haber tenido acceso a una comunicación oportuna con la persona idónea a través del canal adecuado.

“La mala comunicación es probablemente la fuente de conflictos interpersonales mas frecuentes, e inhiben su desempeño eficaz”. Esta afirmación del autor se evidencia en nuestro trabajo cotidiano; en nuestra relación con pares, superiores, subalternos y con nuestros alumnos.

Todos hemos experimentado los efectos de la falta de comunicación por ejemplo: con las unidades académicas en el proceso de matricula de los estudiantes, cuando en la oficina de registro no se genera la información oportunamente a través de redes formales de comunicación (comunicados, circulares, etc.) en torno al procedimiento a seguir para el proceso de adiciones y cancelaciones. En este caso las redes de comunicación que imperan son las informales y al ser las únicas disponibles se tienen que asumir como validos los mensajes que recibimos a través de ellas, por lo tanto el mensaje seguramente llegará distorsionado y constantemente será modificado.

Al mismo tiempo al no tener la cultura de la comunicación bien arraigada en nuestro hacer, cuantas decisiones tomamos diariamente que afectan a otros(estudiantes, compañeros de trabajo, etc.) y al no establecer las redes de comunicación adecuadas, no dejar registrada esa información que se genera y no hacerla circular hacia los interesados,; se pierde el sentido mismo de la información y se caen en situaciones que bien pudieran haberse resuelto satisfactoriamente si se hubiera hecho buen uso de la comunicación y de todos los componentes del modelo.

Los problemas ocurren cuando hay desviaciones o bloqueos en el flujo de la comunicación, creando distorsiones en cualquiera de los componentes del modelo.

La Fuente de comunicación, la forma en que se estructura o codifica, el mensaje mismo, el canal por el que viaja, la forma en que el mensaje es interpretado o decodificado y su retroalimentación, son parte de un modelo que en cualquiera de sus componentes es muy susceptible de tener alteraciones y por lo tanto distorsiones; aquí influyen mucho la habilidad, las actitudes, los conocimientos acerca de la información y el sistema sociocultural8crencias y valores) de las personas que participan en la producción, transmisión e interpretación de la información; entendiendo la habilidad como la capacidad que tienen los individuos dentro de una organización para estructurar el mensaje o información de la manera mas entendible para que pueda ser fácilmente decodificado según sea el nivel sociocultural que tenga el receptor, habilidad para escoger el canal adecuado de comunicación de tal manera que la información llegue sin distorsiones y en el menor tiempo;  la actitud positiva que tengan las personas que participan en el proceso es indispensable para poder generar una buena comunicación en doble vía; el conocimiento sobre la información es fundamental, no podemos comunicar lo que no sabemos y la mayor parte de las veces no sabemos porque no se nos ha informado oportunamente dado que en la red de comunicación se ha dado un vacío en uno de los eslabones de la cadena; y por ultimo el sistema sociocultural, no podemos comunicarnos sino estructuramos la información de tal manera que todas las personas indistintamente de su posición social y cultural puedan entenderla, interpretarla e incorporarla en su accionar; hemos de esforzarnos por establecer una comunicación transcultural. Por lo que hemos evidenciado que es un proceso complejo y que se debe de estructurar cuidadosamente para que realmente sea efectivo, evitando en él: el filtrado de la información (manipulación de la información por parte del emisor, para que sea considerada desde una perspectiva mas favorable por parte del receptor), la percepción selectiva, las emociones y el lenguaje; los cuales definitivamente pueden entorpecer el proceso y convertirse en barreras de la comunicación oficial.

Nuestra Universidad esta pasando por cambios drásticos y por ello debemos de lograr una comunicación eficaz, la cual según el autor se podrá establecer solo sí:

1.      Se sintonizan las palabras con acciones.

2.      Existe compromiso de comunicación en ambos sentidos(o sea generar, transmitir e interpretar oportunamente la información en doble vía , haciendo uso de la retroalimentación)

3.      Énfasis en la comunicación cara-cara(este es uno de los mayores desafíos que se nos presenta actualmente ya que con los mandos superiores es prácticamente imposible acceder a una comunicación de este tipo)

4.      Responsabilidad compartida por las comunicaciones, en el sentido de incorporarlas a nuestro accionar.

5.      Manejo de las malas noticias y

6.      Mensaje modelado para las personas que lo van a escuchar.

El reto es grande, nos compete como participes de este proceso de comunicación el establecer los mecanismos adecuados para mejorarlo; pero no todas las unidades estamos en igualdad de condiciones Tecnológicas para crear una verdadera red de comunicación, cuando la mayoría de nosotros operamos estas nuevas tecnologías desde nuestros hogares, al carecer de ellos en nuestros centros de trabajo.